Smart Working: metodo di lavoro efficace e strumenti TOP

Lo smart working per essere efficace si avvale di un metodo di lavoro e di strumenti che non possiamo più ignorare sia come freelance che come imprese. Un aspetto importante del lavoro da remoto non è solo trovare dei software che gestiscano il flusso di lavoro ma anche la comunicazione, il saper raccontare il proprio lavoro, il saper fare un suo storytelling.

PREMESSA

Parto con alcuni suggerimenti dati per avere un mindset positivo nella gestione dello smart working:

  • Prima di tutto sentirsi un elemento produttivo
  • Incentivare la propria flessibilità (avere delle routine quotidiane ma trarre profitto dalla possibilità di alternare momenti di deep working con momenti di svago quando necessari)
  • Produrre reports per se stessi e per i propri collaboratori, clienti, responsabili
  • Creare momenti di confronto regolari per aumentare la produttività del proprio lavoro
  • Creare un’atmosfera di fiducia con collaboratori o clienti facendo percepire loro la disponibilità a discutere di eventuali problematiche emerse
  • Fare in modo che le deadline siano ragionevoli e che il lavoro sia chiaro e definito secondo ruoli prestabiliti

Vi sono dei requisiti fondamentali che permettono un lavoro da remoto:

  1. Una solida connessione Internet, che può supportare il download di documenti, videochiamate, chats, etc.
  2. Il collegamento ai software principali e necessari alla propria attività lavorativa
  3. Possibilità di avere uno spazio separato tra vita privata e lavorativa
  4. Qualità personali: 

        – autodisciplina e motivazione

        – capacità di lavorare senza una diretta supervisione

        – mantenere le scadenze

        – superamento delle eventuali difficoltà e capacità di separare vita lavorativa e personale

Nick Bloom, economista alla Stanford University, ha studiato per due anni i fattori di crescita della produttività tra i lavoratori da remoto, a tal proposito vi segnalo questo video > 

I benefici evidenziati sono sicuramente molti tra cui:

  1. Aumento della produttività
  2. Più fedeltà all’azienda per coloro che hanno un rapporto di lavoro dipendente e che usufruiscono dello smart working
  3. Meno stress e riduzione dei giorni di assenza per malattia
  4. Minori costi lavorativi (per acquisto spazi ad esempio)
  5. Miglioramento delle condizioni ambientali
  6. Più flessibilità
  7. Migliori relazioni interpersonali

METODO DI LAVORO EFFICACE

Per rendere il proprio lavoro da remoto più produttivo e per ritagliarsi del tempo per sé è fondamentale avere una gestione delle attività, che segua delle regole precise.

Gli step fundamentals sono: 

  • Porre degli obiettivi chiari secondo il modello S.M.A.R.T. (Specific Measurable Achievable Realistic Time-related).

L’acronimo definisce gli obiettivi affinché siano: specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e legati ad un periodo di tempo definito.                                                                       

  • Dare visibilità al proprio lavoro: condividere con il cliente o la propria azienda gli step di progressione, i punti deboli ma anche i  traguardi
  • Collaborazione e comunicazione: significa trovare un modo comune di lavorare assieme, che include sia una parte tecnica (un software di condivisione) sia delle modalità di confronto

A tal proposito si è rivelato molto utile il metodo Kanban: un sistema di project management, nato all’interno del sistema di produzione della Toyota, che spinge a fare solo quello che è necessario, quando è necessario e nella quantità dovuta.

Questo metodo mira ad eliminare il lavoro inutile per rendere il processo lavorativo più efficiente e trasparente, permettendo ad ogni membro di vedere a che punto è il lavoro e quali sono le attività da portare a termine.

Quindi Kanban divide le attività in tre step principali:

TO DO (da fare)

DOING (in corso)

DONE (compiuto)

Ogni tappa ha delle attività che si possono segmentare, e quando terminate vengono passate al grado successivo.

Kanban è una parola giapponese e cinese (看板) significa ‘cartellone’, ‘manifesto’ e fu scelta da Taiichi Ohn un ingegnere della Toyota per migliorare la sua produttività.

A sostegno di questa teoria vi è anche una ricerca dell’Università di Stanford, secondo la quale il multitasking è molto meno produttivo che svolgere una singola attività alla volta portandola a termina. In questo modo  il lavoro diventa anche più gratificante.

Di seguito vi cito una serie di strumenti gratuiti per la gestione del workflow che contemplano il metodo Kanban

Eccoli:

Zenhub

Strumento agile di project management all’interno di GitHub utile per usare taskboards, generare report automatici e tenere traccia del proprio lavoro per piccoli gruppi. E’ gratuito come repository e si hanno 14 giorni di prova per testare tutte le funzionalità.

Trello

Completamente gratuito per piccoli o grandi gruppi con possibilità di arricchirlo a pagamento con ulteriori strumenti per la gestione delle attività. Offre sia la versione mobile che web, permette di lavorare con elenchi da gestire come to-do-list con possibilità di commenti. E’ molto semplice da usare con l’integrazione del metodo Kanban. Per la versione gratuita è possibile allegare documenti fino a 10MB. Molto interessante è anche l’integrazione con Slack e Google Hangouts.

Le uniche mancanze sono il limite dato per WIP (work in progress), la mancanza della Burn Down Chart  per misurare il lavoro da completare e per produrre stime. Per questi due ultimi aspetti è possibile usare l’estensione di Google Chrome Plus per Trello. 

Asana + Kanban

Gratuito per team fino a 15 utenti. Possibilità di integrare Kanban ad Asana e gestire tutti i progetti all’interno secondo questo metodo. Si possono creare to-do-list per i progetti in essere, inviare promemoria per le scadenze imminenti o inviare richieste specifiche ai collaboratori.

Swift-Kanban

E’ un tool molto intuitivo, che permette di gestire in modo agile tutte le attività con una grafica potente, e analytics. E’ gratuito fino a 10 utenti.

Video tutorial di presentazione qui.

Kanban Tool

Kanban Tool è una soluzione visiva per la gestione dei processi, che aiuta i team a lavorare in modo più efficiente, a visualizzare i  flussi di lavoro, ad analizzare e a migliorare i processi produttivi in linea con il metodo Kanban. E’ gratuito fino a 2 utenti.

Virtual Kanban

E’ completamente gratuito, web-based e semplice per capire il funzionamento del metodo Kanban.

Un’altro tool che permette la condivisione del lavoro è Zoho

E’ possibile gestire un business con 40 applicazione integrate, che consentono di connettere e automatizzare i processi aziendali.

Ci sono tre diverse offerte Classic, Premium ed Enterprise a seconda delle esigenze del tipo di azienda. Approfondisci qui!

Strumenti di collaborazione e co-creazione

Ci sono degli strumenti usati nello smart working, che permettono di commentare, condividere e organizzare documenti al fine di rendere il proprio lavoro più agile e organizzato.

1) Il più conosciuto è sicuramente la Google Suite per la semplicità di utilizzo di tutte le sue app.

2) Office 365 (parte diMicrosoft 365) per la creazione, la modifica e la condivisione di documenti.

Le applicazioni incluse in Office 365, a seconda delle versioni, sono le seguenti:

3) Microsoft SharePoint è una piattaforma di CMS (Content Management System) sviluppata da Microsoft, che gira lato server e permette la creazione e distribuzione di particolari siti web principalmente ad uso aziendale con Intranet, ma che possono anche essere distribuiti in rete e quindi essere utilizzati come normali siti web.

4) Microsoft OneDrive è un servizio di conservazione dati e backup, accessibile tramite browser e app desktop e smartphone. Per accedervi è necessario possedere un account Microsoft e l’opzione standard gratuita offre all’utente 5 GB di spazio, espandibile a pagamento.

5) Adobe Creative Cloud è una raccolta servizi cloud per le foto, il disegno grafico, il montaggio video, la creazione di contenuti per il web e altre applicazioni creative. E’ possibile acquistare abbonamenti mensili o annuali, che permettono di scaricare e usufruire delle ultime versioni del software.

 

 

Di seguito cito ulteriori strumenti validi di project management e di gestione delle relazioni.

Slack

Permette l’invio diretto di messaggi (DMs) attraverso una chat e anche di file ad un gruppo di persone o persone singole o organizzare conversazioni usando diversi canali.

 Quattro sono le sue caratteristiche principali:

1) Il nome dell’istanza di Slack, che all’iscrizione conferisce una sorta di indirizzo Internet che ci caratterizza e ci consente di invitare membri esterni per farli entrare nella propria rete

2) L’elenco dei canali di cui si è membri

3) La liste delle persone a cui si è inviato un messaggio diretto

4) La chat dove si interagisce

I canali in Slack possono essere pubblici  – e quindi ognuno può partecipare – o privati – ossia solo i membri del gruppo possono interagire o invitare altri membri.

L’interfaccia di Slack è molto allettante, perché assomiglia quasi ad un videogame con icone friendly, emojis, font gradevoli.

Il plus inoltre è che è possibile integrare qualsiasi app si desidera. Unica peculiarità è che non si ha la possibilità di hostare i propri dati che rimangono su Slack e più precisamente sui server di Amazon, perché Slack gira sugli Amazon Web Services, che sono però affidabili e sicuri.

Podio

Mobile-friendly e adattabile alle singole esigenze lavorative. Podio ha una serie di strumenti per condividere file, vedere l’avanzamento dei progetti e avere un feedback su quelli in progress, il tutto coordinato ad un’interfaccia molto semplice da usare.

Ryver

E’ simile a Slack in quanto lo scopo principale è quello di comunicare sulle attività condivise, assicurandosi che vengano rispettate le scadenze. Ciò che lo rende vantaggioso è la possibilità di creare quanti team si vogliono all’interno della app e categorizzarli.

Flock

Altro strumento di comunicazione ma con una maggiore possibilità di interazione e con un interfaccia molto semplice. Gli utenti possono selezionare  tra un gran numero di messaggi, documenti e link ottenendo il risultato cercato. Sono anche disponibili strumenti di produttività come sondaggi, condivisione di note, promemoria. E’ gratuito per ricerche limitate a 10 mila messaggi e a 5GB di archiviazione.

Basecamp 

Mira a creare una piattaforma di comunicazione e collaborazione unendo tutte le principali caratteristiche di informazione, chat, to-do list e programmazione del lavoro, storage dei documenti. Ha un’unica modalità di abbonamento di 99.99$ al mese per un accesso illimitato, che può essere di appeal per le grandi organizzazioni.

Wrike 

È più uno strumento di project management che di comunicazione e mira a dare uno sguardo sul punto in cui ciascuno si trova nella realizzazione del suo progetto. La sua forza è nell’integrazione con Google, Dropbox, Salesforce (customer relationship management), Microsoft, Adobe, Github, ampliando così le possibilità.

Monday.com 

Piattaforma che permette di tracciare, pianificare e collaborare su progetti con una interfaccia visuale molto semplice. La funzionalità drag-and-drop rende semplice il flusso di lavoro tra i team. Inoltre  l’integrazione con Slack, Trello, Google Drive, Dropbox e altri strumenti ne arricchisce le funzionalità.

Strumenti di comunicazione

La comunicazione e la capacità di raccontarsi e di fare storytelling del proprio lavoro è un’abilità fondamentale nello smart working.

Ecco alcuni utili strumenti:

GoToMeeting fornisce audio e video conferenze e condivisione schermo ed è mobile friendly 

CyberLink U Meeting

CyberLink è una compagnia thailandese fondata nel 1996. Offre video per conferenze su browser, ideale per piccole aziende. E’ possibile scegliere il piano più consono a seconda del numero dei partecipanti e la durata necessaria alle proprie esigenze e creare anche un interfaccia personalizzata.

Zoom Meetings

Piattaforma per videoconferenze con soluzione di messaggistica sia per desktop che per mobile molto semplice da utilizzare e installare.

Permette il salvataggio delle videochiamate localmente o cloud, trascrizioni su testi su cui si può lavorare, condivisone schermo con note e condivisione dei documenti. Consente inoltre video e audio in HD fino ad arrivare a 1000 partecipanti e 49 video su un singolo schermo.

Offre vari piani di utilizzo (gratuita per 100 partecipanti e 40 minuti di meeting) e features più estese per abbonamenti Pro, Business ed Enterprise vedi > qui.

BlueJeans

BlueJeans fondata nel 2009, ha sede in California e offre una piattaforma cloud-based di video conferenza solo a pagamento con possibilità di una prova gratuita di 30 giorni. 

Tre sono i suoi principali prodotti: BlueJeans smart meetings (per identificare i punti salienti della discussione e tenere incontri utili), Bluejeans Rooms (scelta del setting migliore), BlueJeans events (supporta più di 15.000 partecipanti, live questions, sondaggi, registrazioni cloud e moderatori).

Google Hangouts Meet

E’ parte della suite di Google per conferenze cloud per business e senza il bisogno di scaricare nessun software, poiché gira su web, con la possibilità di far entrare un elevato numero di partecipanti e con una interfaccia veloce da apprendere. E’ integrata con altri supporti di Google come Google Calendar per pianificare meeting e non ha costi elevati come altri software.

Lifesize

Lifesize è stata fondata nel 2003 e l’azienda ha sede ad Austin in Texas e a Monaco in Germania. Fornisce servizi di video conferenza di alto livello, aule per conferenze touchscreen e piattaforme video/audio cloud di collaborazione. Gratuito permette un numero illimitato di videocalls, condivisione schermo, 25 partecipanti e nessun limite di tempo e nessuna app da scaricare. Gli abbonamenti a pagamento sono un po’ più costosi rispetto ad altri strumenti.

Infine cito alcuni strumenti totalmente gratuiti 

Non mi soffermo sulla versione free di Skype, Google Hangouts e Zoom, perché già trattati in precedenza, ma su due altri  strumenti molto validi, come:

Free Conference

Tool eccezionale per conferenze video gratuite, nessun software necessario, chiamate a livello internazionale da registrare, salvare e condividere. Unica nota negativa per la versione free è che sono possibili solo 5 partecipanti.

Cisco Webex Meetings

Il nome Cisco è già una garanzia, la versione gratuita è molto buona, perché offre conferenze video in HD fino a 100 partecipanti senza limiti di tempo con la possibilità di condivisione schermo e chat rooms private.

Quando ci si iscrive c’è la possibilità di avere un URL personale da utilizzare per gestire i propri meeting, programmare videoconferenze e accedere alle registrazioni fatte. Si ha inoltre a disposizione 1GB di salvataggio dati e registrazioni in mp4.

Mi preme infine segnalare un tool molto interessante sviluppato da >

DIGITALE.CO, specializzato in strumenti per la digital transformation.

Le sue caratteristiche sono:

🔸 Videoconferenze senza registrazione, direttamente dal tuo browser
🔸 Gratuità assoluta!
🔸 Con un solo clic avviare una chiamata e condividere il link con tutti i partecipanti
🔸Utilizzo di un software open source Jitsi Meet ospitato su server sicuri in Germania
🔸E soprattutto nessuna raccolta dati privati personali

🔜

Questo il link per accedervi!

 

Mi auguro l’articolo possa esservi stato di aiuto e rimango a disposizione su #Storybizz contatti per approfondimenti!

Anna Caccia

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