Come migliorare la comunicazione in un ambiente di lavoro?

 

Lo scopo di questo articolo è migliorare la comunicazione per creare relazioni di lavoro più efficaci e allineate ai nostri obiettivi.

In un periodo delicato come questo in cui il Covid-19 ci costringe al lavoro da remoto è ancora più necessario attivare dei modi di comunicare che siano utili e performanti. Dopo il primo corso all’Università di Leeds sullo smart working ho proseguito nella formazione per approfondire le communication skills e condividerle con i lettori del blog di Storybizz.

Partiamo…

PREMESSA: CONOSCERSI

Per avere più chiarezza su come migliorare lo storytelling di noi stessi si deve fare un esercizio di consapevolezza.

Quali sono i nostri punti di forza e quali le nostre debolezze?

Che strumenti preferiamo utilizzare quando comunichiamo?

A tal proposito vi è un test molto utile che il professor Pierre Casse, specializzato in Business Management, Leadership e Gloabal market, ha ideato e che ci aiuta a determinare quali sono i nostri orientamenti. Nello specifico individua 4 aree di forza: azione, processi, persone, idee.

A seconda della nostra propensione scopriamo di noi delle qualità inerenti ad ogni area. Se lo fate scoprirete davvero delle sfumature interessanti non sempre consce. Vi lascio qui il link al test.

 

E’ importante inoltre stabilire quali sono i cinque modi più usuali di comunicare in un contesto lavorativo e capire quali usiamo di più:

  1. Face-to-face: la comunicazione dal vivo minimizza le incomprensioni e permette una maggiore connessione.
  2. La mail: serve per fare un sunto delle informazioni dopo un meeting, stabilire delle procedure, confermare un accordo, condividere degli allegati.
  3. Social communication: permette una relazione informale tramite piattaforme come Whatsapp, Slack, efficaci per uno scambio di messaggi brevi o domande tra colleghi.
  4. Social Media: Linkedin, Instagram, Twitter e Facebook sono ideali per un’interazione instantanea e permettono di collegarci velocemente con persone di tutto il mondo.
  5. Videoconferenze: questa modalità è utile per stabilire nuovi accordi e policy con persone lontane e può evitare onerosi costi di viaggio (sono strumenti come Zoom, Skype, Google Hangouts e BlueJeans).

Ma avendo oggi a disposizione molti mezzi alternativi per comunicare siamo sicuri di sfruttarli al massimo per raggiungere i nostri obiettivi?

Di seguito qualche avvertenza…

CONSIGLI  

Comunicare bene richiede molta pazienza ed energia e la buona comunicazione non è solo la capacità di esprimere se stessi ma anche comprendere e ascoltare profondamente chi ci parla.

Di seguito qualche suggerimento per migliorare questa relazione:

1)  Meglio rispondere che reagire: quando utilizziamo una comunicazione conscia in cui ascoltiamo attivamente e consapevolmente rielaboriamo le informazioni e possiamo meglio rispondere. Esprimere i nostri pensieri in modo più autentico e meno emozionale è più efficace rispetto ad una reazione istantanea.

Questo diventa ancora più utile in un contesto lavorativo, perché siamo in grado di trovare soluzioni condivise e creare un clima più disteso e collaborativo.

2) L’attitudine: non è solo importante cosa si dice ma come. Dare ritmo a pausa alle nostre parole è cruciale. Seguire un flusso e cercare di non essere tesi ma soprattutto trasmettere energia anche con la gestualità o lo sguardo, aperto e disponibile.

3) Identificare gli obiettivi: per non divagare troppo è importante stabilire almeno tre intenzioni da sollevare durante ogni incontro lavorativo. Questo permette di essere focalizzati meglio e più chiaramente su cosa vogliamo che il nostro interlocutore pensi, senta o faccia.

4) Stabilite il giusto messaggio per il pubblico: se si conosce la propria audience si può costruire il proprio stile e il proprio contenuto, affinché sia più in linea e focalizzato al risultato, rimanendo però autentici.

5) Identificare i propri punti di forza o debolezza nella comunicazione. E’ importante essere consapevoli dei contesti in cui ci si può trovare a dover gestire delle relazioni. Diversamente da quanto si può immaginare, è fondamentale fare perno sulle nostre abilità e cercare di utilizzarle al meglio. In un contesto aziendale è però indispensabile doversi esprimere in situazioni più complesse, ad esempio davanti ad una ricca platea o ai CEO; quindi mettersi in gioco potrebbe essere una sfida da affrontare.

Comunicazione efficace

COME COMUNICARE NEI CONTESTI LAVORATIVI

Perché ho bisogno di comunicare bene al lavoro? Perché una comunicazione efficace permette di svolgere meglio i propri compiti in un clima di maggiore cooperazione con i colleghi. Esprimere i propri bisogni – pur rimanendo in linea con la cultura aziendale – migliora anche il business.

In che modo?  

  • Rimanendo aggiornati sui cambiamenti aziendali
  • Facendo domande, domande aperte (perché, cosa, dove, come, quando) e cercare di approfondire ogni conversazione 
  • Ascoltare e agire nella direzione giusta per noi e per l’azienda
  • Partecipare attivamente ai meeting aziendali e condividere le proprie idee

In un ambiente di lavoro le situazioni più sfidanti sono sicuramente quelle più difficili, in cui nasce un contrasto, una criticità e in cui le doti comunicative sono messe a dura prova.

Di cosa parliamo?

Di riunioni in cui le persone si interrompono in continuazione, di responsabili che non ascoltano i feedback dei propri sottoposti, di liti e frustrazioni legate a errori lavorativi commessi.

Qui ci aiuta ancora di più la comunicazione: il come si affrontano questi differenti scenari determina il loro risultato.

Ed ecco che ci vengono forniti otto consigli pratici per capire come le situazioni critiche possono essere condizioni positive di cambiamento:

  1. In primis essere consapevoli che le criticità aziendali sono un’opportunità di crescita e della necessità di affrontarle quando ci si sente calmi e centrati
  2. Definire aspettative chiare per evitare la confusione
  3. Ascoltare con attenzione l’interlocutore e affrontare quanto prima la controversia emersa
  4. Riconoscere le differenze personali e rispettarle
  5. Trovare sempre dei punti di contatto
  6. Far sentire alle persone che si è realmente interessati a loro anche con una risposta ‘fisica’ (non distogliere l’attenzione – eye contact)
  7. Usare l’’io’ e non il ‘tu’ concentrandosi sulle proprie sensazioni e opinioni per essere meno accusatori
  8. Quando si dà un feedback cercare di delineare ciò che è successo, che reazioni – anche personali  – si sono innescate e concludere con una soluzione su come il contesto può essere migliorato ma essere pronti a cambiarla

Questo significa che disaccordi, diversità di vedute, sono all’ordine del giorno in contesti di lavoro ma non si devono evitare bensì affrontare, perché possono portare ad esiti molto positivi. I più evidenti sono:

  • Opportunità di crescita e di apprendimento: il confronto permette di trovare nuove soluzioni a problemi aziendali e amplifica le prospettive  
  • Migliora le relazioni: ‘attraversare un conflitto’ e superarlo permette più unione tra le persone e una migliore reciproca comprensione. Non è necessario essere a tutti i costi ‘amabili’ e consenzienti, meglio essere rispettati
  • Maggiore soddisfazione lavorativa fondata su una chiarezza di intenti
  • Un ambiente di lavoro più inclusivo, che ammetta anche la diversità di vedute

 

‘While homogenous groups are more confident in their performance, diverse groups are often more successful in completing tasks’

 

L’IMPORTANZA DI UN PIANO D’AZIONE

Infine per migliorare le proprie abilità comunicative ed essere più consapevoli è fondamentale fare un piano di azione, fissandosi degli obiettivi.

Il piano si può suddividere in:

  1. Punti di forza: aree in cui ci si sente più forti e preparati
  2. Aree di miglioramento: identificare dove si vuole progredire per necessità lavorative o anche personali
  3. Intenzioni: che cosa vuoi raggiungere migliorando le tue abilità?
  4. Metodo: di cosa hai bisogno affinché i tuoi obiettivi di comunicazione raggiungano una fase di maturità a praticabilità?
  5. Risorse: che tipo di mezzi si devono utilizzare per fare progressi
  6. Tempistica: per raggiungere i propri obiettivi è necessario fissare un time lapse che ci stimoli a lavorare sodo
  7. Risultati: importantissimo è prendere nota dei traguardi raggiunti e … festeggiarsi!

Io stessa alla fine del corso su Collaboration, Communication and Remote Working ho redatto il mio action plan e devo dire che è stato molto utile, perché con sorpresa mi sono ritrovata ad essere più consapevole dei miei punti di forza (forse più di quelli che avrei mai immaginato e tutti ovviamente perfettibili) ma anche dove è necessario che io migliori!

 

Come per l’articolo precedente sullo smart working, io rimango qui e se volete farmi delle domande usate pure il nostro modulo contatti, ne sarei felice!

Anna Caccia

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